FLOWerken

Soms ben je heerlijk aan het werk. Het ene na het andere verslag schudt je uit je mouw. Je zit in een flow! Als je dan zo lekker aan het werk bent, kan het erg vervelend zijn als iemand je ineens stoort. Daar gaat je flow. Bij ‘het nieuwe werken’ zou de kans hierop aanzienlijk kleiner zijn, aangezien jij bepaalt waar en wanneer je werkt en dus waar en wanneer iemand je stoort.

Afgelopen donderdag schoof ik tijdens de Dag van de Uitvoering van de Rijksbrede Benchmark Groep aan bij de workshop ‘Het nieuwe werken’. Ik voelde me meteen thuis, want de definitie van dit nieuwe werken heeft veel aanknopingspunten met de ‘belangrijkste’ ESF Actie, namelijk Actie E: Sociale Innovatie. Net als bij Sociale Innovatie gaat het nieuwe werken om een veranderstrategie die werken effectiever, efficiënter maar ook plezieriger maakt voor zowel de organisatie als de medewerker. Het belangrijkste is de verandering van cultuur en mentaliteit en het verbinden van mensen door middel van de nieuwste technologie.

Bij het ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties is een pilot met dit nieuwe werken gedaan. Deze pilot leverde verrassende inzichten op over de inrichting van de werkplek, de rol van de manager en de besteding van het ICT budget. In eerste instantie werden er allerlei middelen aan de medewerkers ter beschikking gesteld. Na een paar maanden bleek echter dat bijna elke medewerker aan het werk was met zijn eigen spullen. Daaruit is het idee ontstaan dat je beter een budget aan elke medewerker kunt geven, waarmee elk individu vervolgens zelf kan bepalen wat het beste bij diens werkwijze past.

Niet alleen de middelen, maar ook de werkplek werd anders. Thuiswerken werd eerder regel dan uitzondering, want waarom zou je reizen als dit niet noodzakelijk is? Alleen indien het voor een klus nodig was om elkaar in levenden lijve te zien werd er op kantoor afgesproken. Dit leidde ertoe dat de inrichting van de werkplek moest worden aangepast, omdat werkplekken ontmoetingsplekken werden. Opvallend detail is trouwens dat het tweewekelijkse ‘verplichte’ werkoverleg heilig werd. Niet omdat inhoudelijke zaken afgestemd moesten worden (dat was al lang gedaan), maar vanwege het sociale aspect! Naast het aanzienlijk afnemen van de huisvestingskosten, zorgt het nieuwe werken er ook voor dat het ziekteverzuim daalt, werktevredenheid stijgt, de CO2 uitstoot vermindert en niet te vergeten de balans werk-privé toeneemt.

Naast het aanschaffen van nieuwe middelen, het creëren van nieuwe werkplekken was er nog iets dat anders moest… de manager! Door de nieuwe vorm van (samen)werken, is er een nieuwe vorm van leiderschap nodig. De manager ziet zijn medewerkers niet meer dagelijks op kantoor. In plaats van controle moet vertrouwen als uitgangspunt worden genomen. De leidinggevende, die aan de pilot van Binnenlandse zaken meedeed, ontdekte dat ze veel minder nodig was dan tijdens de oude werkwijze. Medewerkers losten namelijk veel zaken onderling online op. Ze zochten elkaar makkelijker op en iedereen wist ineens alles van elkaar. Dit had te maken met het feit dat bij het nieuwe werken onderling goed moet worden afgestemd wanneer je contact met elkaar hebt. De diversiteit van het team werd ook veel inzichtelijker, doordat men beter van elkaar te weten kwam, wie wat snel uitvoerde; wie wanneer werkte; wat ieders agenda was. Medewerkers konden door deze inzichten beter op hun talent worden ingezet. In dit geheel van veranderingen had de leidinggevende als belangrijke rol: het goede voorbeeld geven.

Wat van groot belang is voor het flexibel werken is de digitale wereld. Digitaal werken moet je leren! Tijdens de workshop werd me duidelijk dat er ongelooflijk veel mogelijk is (zo kan een gezamenlijke passie leiden tot: www.eternalmoonwalk.com). In de beginjaren werd internet vooral gebruikt voor het lezen van informatie. Tegenwoordig wordt het gebruikt om mensen te verbinden. Mailen werd tijdens de workshop overigens al ouderwets genoemd, omdat de communicatie sneller kan via bijvoorbeeld twitter en door te chatten. Er zijn heel veel gratis tools online te downloaden, die je werkzaamheden aanzienlijk sneller kunnen laten verlopen. Bij het nieuwe werken gaat het niet meer om de acht uur per dag die je achter je laptop zit, maar om het resultaat dat je boekt!


 

Share:
error: Content is protected !!